Nền kinh tế toàn cầu đang trải qua một thời đoạn đầy hào hứng với những dự án xuyên biên giới (cross-border). Thành công của các dự án xuyên biên giới phụ thuộc vào những đội nhóm và hoạt động giao tiếp xa xôi.
Trong khi công việc xuyên biên giới có thể đầy rối rắm, bực bội, và mất nhiều thời gian, nó cũng rất đáng làm và đầy hào hứng. Các tổ chức và cá nhân chinh phục được nó sẽ chiếm lĩnh hầu hết thế giới ngày mai.
Rất nhiều, và có thể là hầu hết, những đội nhóm xuyên biên giới quốc tế hay đội nhóm ảo (virtual) là những đội dự án: họ tồn tại để hoàn thành một mục đích cụ thể trong một khoảng thời gian nhất định dưới định hướng của nhà quản lý hay lãnh đạo nhóm.
Mẹo giúp họp từ xa dễ dàng
Trong vai trò lãnh đạo nhóm, bạn cần nhớ rằng lãnh đạo những đội nhóm quốc tế xa xôi đòi hỏi những phương pháp mới. Dưới đây là một số mẹo giúp bạn giải mã nhiệm vụ khó khăn và lãnh đạo thành công một nhóm quốc tế xa xôi.
- Bước đầu tiên là bảo đảm rằng tất cả thành viên nhóm nhận ra những khác biệt văn hóa, sẵn sàng hiểu và thích nghi.
- Những lãnh đạo nhóm xuyên biên giới sở hữu năng lực quản lý nhân sự tốt sẽ có đủ kiến thức để nhận ra các hiện tượng văn hóa, có năng lực quan sát và diễn giải những manh mối hành vi tinh tế, và kỹ năng điều chỉnh hành vi theo những nhu cầu và kỳ vọng của những người đến từ các nền văn hóa khác.
- Thường tồn tại những đặc điểm hay thực hành công việc riêng của từng nền văn hóa và chúng sẽ cần phải thay đổi để nhóm có thể đạt đến mục tiêu của mình. Người lãnh đạo nhóm cần sự kiên nhẫn và kiên trì để thực hiện những thay đổi này.
- Những lãnh đạo các nhóm quốc tế phải điều chỉnh phong cách quản lý nhân sự và lãnh đạo. Sẽ rất quan trọng để chia nhỏ công việc để giảm thiểu nhu cầu hợp tác và tạo ra một cảm giác sở hữu địa phương. Ngoài ra, cũng phải mang đến sự đa dạng trong các kênh giao tiếp, diễn giải các định hướng phức tạp, sử dụng các lý giải trực quan, và thường xuyên kiểm tra và đánh giá tiến trình để bảo đảm tất cả kết quả đều đi đúng lịch trình, phù hợp với mục tiêu chung, và được thực hiện theo phong cách hướng đến sự tích hợp.
- Nhà quản lý nhân sự cần đào tạo những người đỡ đầu nhóm (team sponsor) và các giám sát viên để những người này hiểu các thách thức và kỹ năng làm dự án xuyên biên giới. Điều này thường rất quan trọng với sự tồn tại của nhóm.
- Những thành viên đến từ tất cả nền văn hóa đều coi trọng những lãnh đạo nhóm có kỹ năng quản lý nhân sự, cái nhìn tích cực và mang đến sự hỗ trợ và khích lệ.
Giải pháp học trực tuyến
Rất nhiều thời gian và tiền bạc đã được chi tiêu để xác định các đặc điểm của những đội nhóm dự án hiệu suất cao và những hành vi lãnh đạo cần thiết để phát triển những tố chất đó. Các chuyên gia đã nhận diện các đặc điểm của những nhóm dự án năng suất cao.
Những đặc điểm này dường như đều có cùng mức độ quan trọng để tạo ra năng suất cao cho các nhóm dự án làm việc xuyên biên giới. Mục tiêu của bạn là phát triển hay quản lý một nhóm dự án xuyên biên giới sở hữu những tố chất này.
- Mục đích chung là xây dựng sự đoàn kết, và từng thành viên nên chung tay làm việc với những thành viên khác để đạt được mục tiêu của dự án.
- Tài năng và chuyên môn của từng cá nhân được nhận diện và công nhận bởi các thành viên và được sử dụng theo nhu cầu dự án vào bất kỳ thời điểm nào. Điều tối cần thiết là những thành viên nhóm sẵn sàng và vui lòng chấp nhận sự ảnh hưởng và sự lãnh đạo của một thành viên có kỹ năng để hoàn thành các mốc công việc trong bất kỳ thời điểm nào của dự án.
- Các vai trò trong nhóm được cân bằng và chia sẻ khôn khéo để thúc đẩy hoàn thành nhiệm vụ mà không mất đi cảm xúc cá nhân của từng thành viên trong khi tinh thần của cả nhóm vẫn cao.
- Nhóm ghét những vấn đề cá nhân hay những cạnh tranh nội bộ; họ tập trung năng lượng vào việc giải quyết vấn đề hơn là sử dụng năng lượng một cách tiêu cực cho những lợi ích cá nhân.
- Nhóm khuyến khích việc chia sẻ những khác biệt một cách hoàn toàn tự do, không lo sợ bị trả thù.
- Nhóm xem các sai lầm là những cơ hội để học tập hơn là lý do để trừng phạt, theo đó khuyến khích việc chấp nhận rủi ro và sự sáng tạo.
- Nhóm tự nguyện đặt những tiêu chuẩn cao và tích cực khuyến khích nhau để hoàn thành dự án thành công.
- Các thành viên tự nhìn nhận bản thân trước cả nhóm và xem đó là một nguồn quan trọng để phát triển bản thân và nghề nghiệp.
Khi sử dụng những mẹo này, lãnh đạo nhóm phải tìm ra một cách để chuyển đổi một nhóm người họp hành trực tuyến thành một đội nhóm những cá nhân cam kết cho một mục tiêu chung. Đó chưa bao giờ là một nhiệm vụ đơn giản, nhưng đó là điều mà những nhà lãnh đạo thành công phải thành thạo.
