4- Văn hóa tổ chức
Những tổ chức có nền tảng văn hóa tích cực, tư duy phát triển (growth mindset) sẽ có sự kết dính cao giữa các thành viên. Khi đó, dù mỗi người ngồi một chỗ, công việc vẫn đảm bảo trơn tru, thể hiện ở tính tương hỗ và đòn bẩy giữa công việc của mọi người. Ngược lại, những công ty kết nối kém, nơi mỗi thành viên chăm chăm làm đúng mảng được giao, khi “phân tán” sẽ rất khó khăn.
Văn hóa là giá trị mà mỗi người cùng xây dựng và thực hiện qua hành động nhỏ mỗi ngày. Khi làm việc từ xa, các tổ chức có thể chọn cách đơn giản như tổ chức buổi cảm ơn, vinh danh online các cá nhân, với phần thưởng nhỏ khích lệ tinh thần.
Riêng với G.A.P, thời gian này, các sự kiện như workshop với trẻ em câm điếc, một phần để nhằm truyền tải sứ mệnh, mục tiêu và giá trị của công ty, phải hoãn lại vì dịch bệnh. Tuy nhiên, những câu chuyện truyền cảm hứng về trẻ em, khách hàng, học trò của G.A.P vẫn được mọi người thường xuyên chia sẻ. Đó là cách startup áp dụng xây dựng văn hóa khi làm việc từ xa.
5- Tiêu chuẩn chất lượng
Tiêu chuẩn chất lượng cần truyền tải rõ ràng, thông suốt, đồng nhất từ trên xuống dưới, đảm bảo các “mắt xích” trong tổ chức ăn khớp, không mất thời gian để chỉnh sửa giữa các đội nhóm, thành viên. Trong bối cảnh làm việc từ xa, điều này rất quan trọng.
Một người quản lý có thể đặt niềm tin vào nhân viên, nhưng quyết định phải dựa trên số liệu, cụ thể hóa mục tiêu qua từng tuần, từng tháng. Các công ty cần xây dựng một hệ thống kiểm soát chính xác tiến độ thực hiện hàng ngày. Để làm điều này, cần có công nghệ và hệ thống quản trị tốt. Không chỉ giúp công việc trơn tru, tối ưu năng suất, công cụ này sẽ cung cấp đủ thông tin, đủ góc nhìn, dữ liệu để ra những quyết định cần thiết.
6- Công nghệ
Hiện nay có rất nhiều công cụ như phần mềm, ứng dụng, mạng xã hội… hỗ trợ doanh nghiệp triển khai làm việc từ xa một cách tiện lợi. Nhiều người sẽ đặt yếu tố miễn phí lên hàng đầu. Tuy nhiên, mỗi tổ chức cần chắc chắn rằng công cụ quản trị công việc là phù hợp.
Thứ nhất là tính dễ dùng, bởi có những công cụ rất phức tạp, không phải ai cũng có thể tự hiểu để sử dụng, gây mất thời gian cho nhiều khâu trong công việc.
Thứ hai là phải phù hợp với ngân sách công ty. Doanh nghiệp nhỏ không nên chi quá nhiều cho công nghệ. Hiện có nhiều công cụ miễn phí hay phù hợp với túi tiền, giảm bớt gánh nặng chi phí cho tổ chức.
Các ứng dụng “made in Vietnam” cũng là một lựa chọn tốt. Hiện có nhiều phần mềm quản lý do người Việt làm có giao diện đẹp, chức năng phong phú, phù hợp với văn hóa làm việc trong nước, đồng thời có khả năng xử lý thông tin và dữ liệu không kém các sản phẩm nước ngoài.
